Herramientas Virtuales: 7 Interacción social en la virtualidad con Google Forms

Diseño, Creación y Movilización de un Formulario de Clase

Fuente: https://www.jetorbit.com/blog/mengenal-lebih-dekat-dengan-google-form/

Para visitar el formulario modelo y contestar la encuesta realizada en Google Forms

La definición que ofrece Google sobre su herramienta para la creación de formularios, dice lo siguiente

“Los Formularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus alumnos o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente”.

Leyendo la definición, nos podemos hacer una idea aproximada de su uso tan diverso. Aunque si indagamos un poco más, veremos que son multitud los usos educativos que podemos dar esta herramienta. Vayamos por partes. ¿Qué es lo que tiene esta herramienta para ser tan interesante para la docencia?

Ventajas y desventajas del uso de formularios de Google

Los formularios de Google son ampliamente usados para crear encuestas, evaluaciones entre otras fácil y rápidamente, ya que permiten planificar eventos, hacer preguntas a tus empleados o clientes y recopilar diverso tipo de información de una manera simple y eficiente. Los formularios de Google nos permiten incluir distintos tipos de preguntas como respuestas cortas, párrafos, selección múltiple, casillas de verificación, desplegable, escala lineal, cuadrícula de varias opciones, entre otras.

Ventajas de usar formularios de Google

Es una herramienta gratis, a través de Internet, que permite recopilar información de forma fácil y eficiente.
Con los formularios de Google puedes crear en minutos encuestas y formularios para dar una clase, una charla o para preguntar a tus clientes y/o colaboradores.
Para empezar a usarlos, sólo necesitas una cuenta de Google, la misma con la que accedes a Gmail, YouTube o Google Drive.
La interfaz es muy fácil de usar. Cualquier usuario con conocimiento promedio de la computadora puede crear formularios y desplegarlo.
El asistente es simple de usar. La interfaz What-You-See-Is-What-You-Get hace que sea fácil arrastrar y soltar elementos de formulario y organizarlos en función de acciones o eventos.
A nivel de diseño es posible elegir entre una paleta de colores, así como imágenes propias a modo de fondo.
Formularios de Google guarda el feedback recibido para que podamos analizarlo, en especial si estamos hablando de encuestas a clientes o ayuda al usuario.
Los formularios se integran con las hojas de cálculo de Google lo que permite acceder a una vista de hoja de cálculo de los datos recopilados que facilita el análisis.
La configuración general de los formularios o encuestas te permite recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las respuestas, que quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra de progreso, etc
El tipo de datos que se pueden insertar en un campo se puede personalizar en función de expresiones regulares para usuarios avanzados. Esto te permite personalizar el formulario aún más.
Esta herramienta nos permite ver cómo quedará la encuesta antes de enviarla a los destinatarios.
Podemos enviar el formulario por correo electrónico, integrarlo en nuestra página web o enviar el enlace vía redes sociales o cualquier otro medio.
Los formularios de Google permiten preguntas y respuestas ilimitadas sin ningún costo, mientras que otras alternativas requieren un pago basado en la audiencia y la cantidad de preguntas.

Desventajas de uso de formularios de Google

La personalización de diseño para el formulario es muy limitada. Los usuarios más avanzados pueden cambiar el diseño para usar la herramienta con una mayor cantidad de propósitos.
Es necesario tener internet para poder usar esta herramienta.
Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los hace accesible a todo público.
Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.

Los formularios de Google pueden facilitar el contacto con tus clientes o con los miembros de tu organización para recopilar información, de una manera fácil y para tener un mayor control de los procesos de producción y distribución de tu negocio y te permitirá ver y analizar el trabajo de cada miembro y del equipo en general.

Proceso para crear un formulario

El comienzo

Una vez dentro de la plataforma, veremos la pantalla principal de esta, la cual resulta ser bastante simple e intuitiva. En la parte baja encontramos todos los formularios recientes que hemos creados.

En la zona superior tenemos una galería de plantillas -que se puede expandir- con formularios ya creados y que podríamos utilizar como base. En esta parte encontraras plantillas de exámenes, formularios de contactos, encuestas e incluso invitaciones.

Los que utilizaremos en esta ocasión, a efecto de aprender desde cero a usar los formularios de Google, es la que se encuentra en la parte superior izquierda. “En blanco” nos permite crear nuestro formulario desde el inicio y completo.

Creación de preguntas

Una vez ya establecidas las configuraciones generales de nuestro formulario, podemos dar paso a la creación y formulación de este. En la parte superior estableceremos el titulo del formulario y si queremos agregarle una descripción.

Antes de comenzar a crear nuestras preguntas, revisaremos las herramientas que tenemos disponibles para aquello:

Barra lateral: Al lado derecho de cada pregunta que estemos desarrollando, encontraremos una barra, la cual nos permitirá añadir o importar otra pregunta, agregar otro título, incluir imágenes o videos y crear una nueva sección.

Hacer obligatorio: Como cada pregunta se encuentra separada por bloques, podremos señalar cuál de ellas será obligación responder, para esto activamos la opción que sale en el costado inferior derecho. Si la pregunta creada es obligatoria, el usuario no podrá enviar al final sus respuestas mientras no haya completado esa pregunta.

Opciones: Al lado de la activación de respuestas obligatorias, encontremos tres puntos. En esta tendremos un menú de opciones que variará según el tipo de respuesta que admitiremos en nuestro formulario. Aquí podremos activar la validación de respuestas, habilitar orden aleatorio de alternativas y condicionar la respuesta dada a una siguiente sección según corresponda.

Tipos de respuestas

Ahora que ya sabemos con las herramientas que contamos, daremos paso a la formulación de preguntas y al tipo de respuestas que vamos a recibir. Recuerda que el ejemplo que utilizaremos será como el de una prueba.

Google Forms nos permite seleccionar una serie de formatos de respuestas. Revisaremos cada una de ellas, siempre basadas en el ejemplo, para que veas cuál te sirve más en tu caso.

Respuestas textuales: La primera opción de respuesta es la “corta”, la que le entregara una línea de texto, a quien esté contestando, para poder entregar su respuesta. Como vemos en el siguiente ejemplo: el nombre del estudiante. El párrafo, por su parte no tiene un límite tan reducido como el tipo de respuesta que señalaba antes.

En este caso no ingresamos una clave de respuesta porque no se evalúa. Lo que sí haremos será condicionarla, para eso seleccionaremos el menú de opciones. Una vez dentro de este podemos fijar el parámetro con el que se acepte una respuesta, pudiendo establecer la longitud de la respuesta, o el contenido de esta. Por ejemplo, si le solicitamos el correo electrónico al estudiante, podemos establecer que la respuesta debe llevar sí o sí un @ de lo contrario no será aceptada.

Alternativas, casillas y desplegable: Ahora, si ya estamos en preguntas en la cual le entregaremos alternativas al usuario, podremos permitir que estas se ordenen de forma aleatorias, activar otro tipo de respuestas -dentro de las alternativas-, y derivar a una sección según la alternativa que responda.

La opción de las casillas nos permitirá elegir más de una opción, pudiendo fijar un mínimo y máximo de respuestas a entregar. En “clave de respuestas” podemos entregar la respuesta correcta a modo de que se califique la pregunta según esos parámetros. Las mismas opciones que tendremos si elegimos que las respuestas se encuentren en un menú desplegable.

Escalas: Si queremos dar opciones de forma horizontal, por ejemplo, para que los estudiantes realicen una evaluación del curso, podemos permitir respuestas en alternativas en forma de escala, en selección de casillas de múltiples casillas o sólo de una. Para esto tú fijarás los parámetros. Como sale en la siguiente imagen:

Al igual que en el resto de opciones de ingreso, en este tipo de respuestas igualmente podrás crear parámetros de respuestas y evaluarlas cuando estas ya sean entregadas.

Fecha, hora y archivos: Si queremos que los usuarios entreguen una fecha y hora, podemos habilitar este tipo de respuestas, las cuales serán permitidas según lo aceptado por los formularios de Google, ingresándolos con texto y separados automáticamente.

Dentro de nuestro formulario también podremos permitir que los usuarios puedan cargar archivos. Por ejemplo, si estamos solicitando que los estudiantes entreguen algún trabajo o documento, podremos realizarlo desde esta opción.

Entrega de respuestas

Una vez que ya terminamos todo nuestro formulario, podemos ponerlo a funcionar. Cuando ya esté pasando aquello, tendremos que recibir las respuestas. En la sección superior, donde dice preguntas/respuestas, nos vamos a esta última.

En este espacio revisaremos las respuestas en general, así como en particular. La primera forma nos entregará gráficos y porcentajes de lo respondido, así como también las evaluaciones de los estudiantes -en este caso-. De forma individual, seleccionamos esta opción y nos deslizamos por el nombre de cada estudiante, donde nos mostrará las respuestas de manera particular.

Pero las respuestas no las veremos únicamente dentro del mismo formulario de Google, también podemos visibilizarlo en hojas de cálculos. Esta podría estar creada desde antes o crearla con cada nuevo formulario. Además, se puede activar respuestas a través de correo electrónico, por lo que cada vez que alguien responda, serás notificado.